Người đại diện của một doanh nghiệp có quyền và nghĩa vụ trách nhiệm với các giao dịch, tố tụng, phát sinh liên quan của doanh nghiệp. Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật cần phải có thông báo cho những đơn vị liên quan, người lao động. Vậy tại sao phải thay người đại diện mới? Nội dung thông báo đó như thế nào?

1. Những trường hợp doanh nghiệp bắt buộc thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật

Đối với những doanh nghiệp chỉ có một người đại diện hợp pháp thì theo quy định người đó sẽ phải cư trú ở Việt Nam. Nếu như có bất cứ công việc gì cần xuất cảnh thì phải ủy quyền cho cho một người khác bằng văn bản thông báo. Đối với trường hợp như này thì mọi trách nhiệm pháp lý hay nghĩa vụ với doanh nghiệp thì vẫn là của người đại diện hợp pháp.

• Thời hạn ủy quyền hết nhưng người đại diện vắng mặt hơn 30 ngày mà không ủy quyền cho ai

Nếu như trong thời hạn để ủy quyền đã hết theo luật định, và trường hợp người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp vẫn chưa trở về Việt Nam và không ủy quyền cho ai thì cần phải làm theo quy định của luật pháp:

– Người được ủy quyền sẽ thực hiện những nghĩa vụ và quyền của người đại diện  ở phạm vi những vấn đề được ủy quyền (đối với doanh nghiệp tư nhân) cho tới khi người đại diện trở về

– Với doanh nghiệp hoạt động theo mô hình trách nhiệm hữu hạn, cổ phần thì người đại diện sẽ thực hiện quyền và nghĩa vụ theo pháp luật cho tới khi người đại diện doanh nghiệp hợp pháp trở về. Hoặc cho tới khi nào mà chủ sở hữu hay những Hội đồng thành viên hợp danh, hội đồng quản trị của phía doanh nghiệp cử đại diện mới thay thế.

Buộc thay thế người đại diện nếu đại diện vắng mặt hơn 30 ngày và không ủy quyền cho ai

• Người đại diện của doanh nghiệp bị kết án tù giam hay mất hành vi cũng như năng lực dân sự

Đây là trường hợp buộc phải thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật đã được luật quy định. Khi này chủ sở hữu doanh nghiệp, Hội đồng quản trị,…sẽ cử một đại diện phù hợp khác thay thế, đủ điều kiện theo quy định.

Với công ty, doanh nghiệp hoạt động theo mô hình trách nhiệm hữu hạn thì nếu có một thành viên bị tạm giam, kết án tù hay hạn chế năng lực dân sự thì thành viên còn lại sẽ trở thành người đại diện đương nhiên, hợp pháp của doanh nghiệp cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về việc cử đại diện mới.

thay đổi người đại diện theo pháp luật nếu người đại diện cũ mất hành vi dân sự

• Trường hợp người đại diện có hành vi vi phạm theo Bộ luật hình sự. Ví dụ như trốn thuế, lừa đảo hay làm hàng giả, buôn lậu,…

2. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật nội dung như thế nào?

Dưới đây là những thông tin cần thiết trong thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật cần đảm bảo đó là:

-Tên của doanh nghiệp, mã số thuế hay số của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đây là với những trường hợp đơn vị chưa có mã số thuế hay mã số doanh nghiệp).

– Những giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật cũ và cả người bổ sung, thay thế làm đại diện. Đó là họ và tên, chứng minh thư hay hộ chiếu hợp pháp còn hiệu lực của người đại diện cũ và mới. Ngoài ra còn cần có chức danh bổ nhiệm cũng như địa chỉ thường trú của người đại diện cũ và  người thay thế.

– Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật còn cần có xác nhận chữ ký cùng họ và tên của những cá nhân dưới đây:

+Với doanh nghiệp tư nhân và công ty Trách nhiệm hữu hạn có 1 thành viên với cá nhân là chủ sở hữu cần có xác nhận của người chủ sở hữu doanh nghiệp.

+ Phải có xác nhận của Chủ tịch Hội đồng các thành viên hay Chủ tịch của doanh nghiệp với đơn vị doanh nghiệp TNHH có hai thành viên trở lên

+ Với công ty cổ phần thì người xác nhận sẽ là Chủ tịch Hội đồng quản trị. Nếu trường hợp người đại diện theo pháp luật là Chủ tịch Hội đồng quản trị thì người ký sẽ là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu thay thế.

+ Đối với trường hợp những người chủ doanh nghiệp, những người đứng đầu như Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị của doanh nghiệp  không còn năng lực nhận thức hay từ chối ký xác nhận, thì lúc này Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng quản trị hợp pháp đã thực hiện tham dự và quyết định bổ nhiệm người đại diện mới sẽ thực hiện ký xác nhận.

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật cần đủ nội dung theo quy định luật pháp

Cuối cùng khi nhận được quyết định thông báo về vấn đề thay đổi người đại diện theo pháp luật thì đơn vị Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện trao Giấy biên nhận. Đơn vị chức năng có thẩm quyền sẽ kiểm tra hồ sơ xem đã hợp lệ chưa. Sau đó tiến hành cấp cho doanh nghiệp chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

Như vậy, vấn đề thay đổi người đại diện theo pháp luật trong một số trường hợp là bắt buộc. Việc thực hiện thông báo thay đổi đại diện mới cần đủ nội dung, chi tiết và đúng với quy định của luật pháp. Hy vọng rằng bài viết này giúp ích cho những doanh nghiệp đang trong quá trình thực hiện bổ sung, thay thế người đại diện mới cho doanh nghiệp.