Câu hỏi về thủ tục chuyển trụ sở công ty sang tỉnh khác:

Công ty A có trụ sở chính tại quận Đống Đa, thành phố Hà Nội. Nay do nhu cầu sản xuất kinh doanh thay đổi, Công ty A muốn thay đổi trụ sở Công ty sang tỉnh khác, cụ thể là Bắc Ninh. Công ty A muốn hỏi các thủ tục cần thiết để có thể thay đổi trụ sở Công ty theo đúng quy định của pháp luật.

Trả lời cho câu hỏi về thủ tục chuyển trụ sở công ty sang tỉnh khác :

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Công ty Luật TNHH Bizlawyer & Partners. Với trường hợp Công ty A muốn thay đổi trụ sở Công ty sang tỉnh khác của bạn, Bizlawyer xin được đưa ra ý kiến tư vấn như sau:

Trụ sở chính của công ty là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp. Công ty bạn có thể thay đổi trụ sở Công ty sang tỉnh khác trong phạm vi tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương hoặc sang tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi doanh nghiệp đã đăng ký để phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành, Quý Công ty cần tiến hành các thủ tục gì khi thay đổi trụ sở Công ty sang tỉnh khác khi địa chỉ trụ sở chính từ thành phố Hà Nội sang tỉnh Bắc Ninh (chuyển sang tỉnh khác nơi công ty đã đăng ký)?

Đồng thời, khoản 1 Điều 12 Thông tư 95/2016/TT-BTC quy định: “…..Trường hợp các doanh nghiệp, đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp thay đổi trụ sở Công ty sang tỉnh khác dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, trước khi đăng ký thay đổi thông tin với cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thông báo thay đổi thông tin và thực hiện các thủ tục liên quan về thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Thông tư này”.

Như vậy, căn cứ quy định nêu trên, Quý Công ty cần thực hiện các thủ tục sau:

Bước 1: Thực hiện thủ tục liên quan về thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Quý Công ty cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi. Theo khoản 2 Điều 13 Thông tư 95/2016/TT-BTC, Quý Công ty nộp Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế Mẫu 08-MST ban hành kèm theo Thông tư này tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Lưu ý:

– Trước khi thực hiện thủ tục này tại cơ quan thuế quản lý, Quý Công ty cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bảng kê khai số lượng hóa đơn đã sử dụng cũng như số lượng hóa đơn chưa sử dụng. Trong trường hợp Quý Công ty chưa đặt in hóa đơn thì Quý Công ty cần gửi công văn cam kết chưa sử dụng hóa đơn và chưa gửi thông báo phát hành hóa đơn tới cơ quản lý thuế kèm theo Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế.

– Quý Công ty có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi thay đổi địa chỉ trụ sở sang tỉnh Bắc Ninh và không phải quyết toán thuế với cơ quan thuế, trừ trường hợp thời điểm thay đổi trụ sở trùng với thời điểm quyết toán thuế năm theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin với cơ quan đăng ký kinh doanh

Căn cứ khoản 3 Điều 40 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP, sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế, Quý Công ty gửi Thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh Bắc Ninh để tiến hành thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Kèm theo Thông báo phải có:

– Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi;

– Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài đối với công ty cổ phần; danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;

– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

Bước 3: Thay đổi mẫu con dấu, điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gia trị gia tăng

(1) Đối với việc thay đổi mẫu con dấu:

Việc thay đổi trụ sở Công ty sang tỉnh khác đến tỉnh Bắc Ninh sẽ làm thay đổi mẫu con dấu của công ty. Do đó, Quý Công ty cần tiến hành khắc lại con dấu và thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tiếp đó, theo quy định tại khoản 2 Điều 34 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP, Quý Công ty gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh Bắc Ninh để đăng tải thông báo về mẫu con dấu.

Lưu ý: Theo quy định tại khoản 5 Điều 59 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, đối với doanh nghiệp sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, doanh nghiệp có trách nhiệm trả con dấu, Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan công an để được cấp giấy chứng nhận đã thu hồi con dấu.

(2) Đối với việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gia trị gia tăng

Trường hợp Quý Công ty đã đặt in hóa đơn, Quý Công ty thực hiện như sau:

– Trường hợp không có nhu cầu sử dụng hóa đơn hiện tại, Quý Công ty tiến hành hủy hóa đơn theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và đăng ký sử dụng hóa đơn mới theo địa chỉ mới.

– Trường hợp vẫn muốn sử dụng hóa đơn hiện tại, Quý Công ty cần làm mẫu kê khai số lượng hóa đơn còn lại, đồng thời khắc 01 con dấu thể hiện địa chỉ mới sau đó đóng dấu vào bên cạnh tiêu thức địa chỉ trên hóa đơn và thông báo về việc điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp để tiếp tục lưu hành và sử dụng.

Kết luận

Bizlawyer cung cấp các dịch vụ pháp lý liên quan đến vấn đề này. Qúy Khách hàng có nhu cầu hoặc thắc mắc xin liên hệ với Bizlawyer qua địa chỉ email: Info@bizlawyer.vn hoặc Hotline Gọi ngay: 086.888.1900 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.