Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của Thương Nhân nước ngoài tại Việt Nam

Nhằm tạo điều kiện cho các thương nhân nước ngoài có thể tìm hiểu thị trường pháp luật hiện hành cho phép thương nhân được quyền thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Giấy phép thành lập và trình tự thủ tục ra sao, cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Tại bài viết này Bizlawyer sẽ giúp các thương nhân giải đáp các vướng mắc đó.

1. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện khi đáp ứng đủ được các điều kiện sau:

  • Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Hoặc được pháp luật của các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
  • Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm. Tính từ ngày, thời gian được thành lập hoặc đăng ký; Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
  • Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

2. Chủ thể thực hiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Đại diện thương nhân nước ngoài hoặc người được ủy quyền thực hiện các thủ tục hành chính với Cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

3. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính

Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

4. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm:

  1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài;
  2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
  3. Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
  4. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
  5. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
  6. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài bao gồm:
  • Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
  • Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

5. Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả giải quyết hành chính

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. 

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

6. Những lợi ích mang lại khi thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

  • Đây sẽ là công cụ để nghiên cứu thị trường Việt Nam một cách tốt nhất

Doanh nghiệp nước ngoài khi lần đầu hoạt động tại Việt Nam thì nên mở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Bởi đơn vị đó sẽ có đủ thời gian để làm quen với môi trường, thị trường. Đặc biệt là doanh nghiệp sẽ không phải quan tâm và chịu những mặt rủi ro có thể gặp phải do tụt giảm doanh số.

Văn phòng đại diện được hiểu là một đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp lớn. Nó sẽ nhận ủy quyền và làm các nhiệm vụ từ công ty mẹ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Việc lập văn phòng đại diện của các thương nhân, doanh nghiệp nước ngoài sẽ giúp đơn vị có thời gian nghiên cứu, phân tích khách hàng cũng như đối thủ cạnh tranh ở thị trường Việt Nam. Đồng thời cũng tìm kiếm được đối tác làm ăn, phân khúc khách hàng hướng đến để có thể thúc đẩy và mở rộng thị trường kinh doanh tại Việt Nam

  • Các thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam nhanh chóng và đơn giản

Theo đúng luật pháp quy định của Việt Nam thì khi doanh nghiệp, thương nhân nước ngoài thành lập văn phòng đại diện mức độ phức tạp sẽ ít hơn những phương thức thực hiện kinh doanh khác. Khi thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thì sẽ được pháp luật Việt Nam hỗ trợ rất nhiều trong quá trình thành lập. Để được cấp phép và giấy chứng nhận mở văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam là khá nhanh. Thủ tục thực hiện đơn giản mà rất thuận lợi, không mất quá nhiều thời gian.

Đặc biệt đó là với hình thức mở văn phòng đại diện tại Việt Nam thì doanh nghiệp còn được cho phép những người lao động nước ngoài tạm trú làm việc một cách hợp pháp. Có thể tuyển những người lao động, nhân viên Việt Nam làm cho doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp sẽ được mở thẻ ngân hàng ngoại tệ hay VNĐ tùy nhu cầu.

  • Mở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Với hình thức thành lập, mở văn phòng đại diện để kinh doanh, hoạt động thì doanh nghiệp nước ngoài hiện không cần có vốn của những nhà đầu tư. Quá trình hoạt động, vận hành cũng không bị áp thuế. Chắc chắn đây là ưu thế hơn hẳn so với kinh doanh theo mô hình tổ chức một công ty con trực thuộc công ty mẹ ở nước ngoài. Hay doanh nghiệp lập chi nhánh công ty tại Việt Nam.

Việc thành lập một công ty có vốn đầu tư nước ngoài cần rất nhiều nguồn vốn đầu tư. Có thể lên tới vài triệu USD. Với thương nhân, doanh nghiệp mới tiếp xúc với thị trường kinh doanh của Việt Nam thì không nên thành lập công ty, chi nhánh. Vì nó khá là mạo hiểm, có thể gây ra những rủi ro, thất thoát về tài chính cho doanh nghiệp nước ngoài. Bởi doanh nghiệp chưa nắm bắt được thị trường, đối tượng khách hàng ở Việt Nam.

  • Là bước đệm tuyệt vời giúp doanh nghiệp có thể chuyển đổi mô hình kinh doanh

Có thể nói việc thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là một nước cờ chiến lược hoàn hảo. Doanh nghiệp đó có thể thăm dò thị trường và là tiền đề quan trọng khi muốn chuyển loại hình kinh doanh. Văn phòng đại diện không có chức năng tăng doanh thu, sinh lời lãi cho doanh nghiệp. Nhưng nó có thể giúp thăm dò, tìm kiếm thông tin thị trường. 

Đặc biệt văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài giúp quảng bá thương hiệu tại Việt Nam, tăng cơ hội đầu tư kinh doanh. Có thể nói đây là cách PR thương hiệu của thương nhân, doanh nghiệp nước ngoài hoàn hảo. Khi doanh nghiệp đã quen và năm bắt được thị trường, đối tượng khách hàng thì hoàn toàn có thể lựa chọn chuyển đổi sang mô hình kinh doanh khác như thành lập công ty con, chi nhánh trực thuộc công ty mẹ tại nước ngoài.

Kết luận

Hi vọng những thông tin trên có thể giúp Quý Khách hàng hiểu thêm về thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Quý Khách hàng mong muốn được tư vấn trực tiếp những thắc mắc hay có nhu cầu thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam vui lòng liên hệ Bizlawyer địa chỉ email: Info@bizlawyer.vn hoặc Hotline Gọi ngay: 086.888.1900 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

Danh sách câu hỏi thường gặp cho thủ tục Thành lập văn phòng đại diện:

Điều 3 Luật Thương mại định nghĩa: “Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép”.

Căn cứ quy định trên có thể nhận thấy:

Về tư cách pháp lý: VPĐD không có tư cách pháp nhân, chỉ là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài;

Về phạm vi hoạt động: Thực hiện chức năng tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại.

Theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thì:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

  1. Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Như vậy, để trả lời được câu hỏi TNNN có thành lập VPĐD tại Việt Nam không thì còn tùy thuộc Thương nhân đó thuộc quốc gia/vùng lãnh thổ nào để đối chiếu xem giữa Việt Nam có cam kết cho phép được thành lập VPĐD ở Việt Nam hay không.

Để thành lập VPĐD tại Việt Nam, TNNN phải đáp ứng đủ điều kiện để được cấp Giấy phép thành lập VPĐD (“Giấy phép”), cụ thể như sau:

  • TNNN được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
  • TNNN đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
  • Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của TNNN có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
  • Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
  • Trường hợp nội dung hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc TNNN không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập VPĐD phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Tùy thuộc vào pháp luật chuyên ngành và nơi TNNN dự kiến đặt VPĐD, cơ quan cấp Giấy phép được xác định như sau:

  • Nếu việc thành lập VPĐD đã được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành, cơ quan cấp Giấy phép sẽ do pháp luật chuyên ngành quy định.
  • Nếu việc thành lập VPĐD chưa được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành thì sẽ căn cứ vào nơi TNNN dự kiến đặt VPĐD: Sở Công Thương (nếu ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao); Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (nếu trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao).

Giấy phép có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của TNNN trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Khi hết hạn sẽ được gia hạn nếu không rơi vào các trường hợp bị thu hồi Giấy phép theo quy định của pháp luật. Thời hạn gia hạn cũng được xác định tương tự với thời hạn Giấy phép cấp lần đầu.

Các trường hợp không được gia hạn Giấy phép do bị thu hồi:

  • Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép.
  • Không báo cáo về hoạt động của VPĐD trong 02 năm liên tiếp.
  • Không gửi báo cáo theo quy định tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản.
  • Trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Nghĩa vụ kê khai và nộp thuế của VPĐD sẽ tùy thuộc vào phạm vi hoạt động của nó.

Trường hợp 1: Nếu VPĐD không tiến hành hoạt động kinh doanh cũng như ký kết hợp đồng thì không phải kê khai và nộp thuế.

Trường hợp 2: Nếu có hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng thì VPĐD sẽ có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo quy định, cụ thể bao gồm:

1. Lệ phí môn bài:

  • Lệ phí môn bài: 1.000.000 đồng/năm.
  • Thời hạn khai: Thực hiện một lần khi VPĐD được thành lập. Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động.
  • Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày 30/1 hàng năm. Trường hợp VPĐD mới thành lập thì thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động.
  • Cơ quan tiếp nhận tờ khai và tiền lệ phí: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp VPĐD.

2. Thuế thu nhập cá nhân: Trường hợp VPĐD trực tiếp chi trả lương cho người lao động thì VPĐD phải thực hiện đăng ký thuế, khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN.

  • Thời hạn kê khai: Theo tháng hay theo quý:
  • Thời hạn nộp thuế: Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp tờ khai thuế tháng, quý.
  • Cơ quan tiếp nhận tờ khai và tiền thuế khấu trừ: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp VPĐD.

Load More

Từ khóa tìm kiếm

  • thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
  • văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
  • thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

tình huống tham khảo khác

Đăng ký dịch vụ